Cash ELOFA

- Faire le suive de la signature des MOU et Contrats - Faire le suivi des factures jusqu'au recouvrement des sommes dues à l'Organisation
- Initier les Memorundum et autres correspondances de l'Administration suivants les directives de la hiérarchie
- S'assurer que les SITREP sont arrivés et en faire un résumé au Chef de l'Administration
- Établir tous les comptes rendus des réunions de l'Administration
- Faire le rapport de tous les voyages et superviser tous les réservations de vol et tous les missions officielles des staffs.
- Autres tâches demandées par le superviseur et la hiérarchie.

Analyser tous les aspects d'économie rurale pour le bon fonctionnement des CARG au niveau des territoires et des provinces de la République Démocratique du Congo

I. Responsabilités
• Gestion du Budget et Paiements Divers
• Responsable de la gestion des lignes budgétaires liées aux infrastructures de l’IRC Kinshasa
• Participer à la constitution des budgets en fournissant les informations nécessaires pour le coût global lié aux infrastructures
• Gestion des contrats de service divers comme Microcom, Vodanet, et assures conjointement avec l’équipe finance de ces structures respectives la validité de leur facturation, avant de procéder le cas échéant à l’étape de payement.
• Prépare les différents payements en faveur des partenaires divers, notamment les loyers, la facture de sécurité, les factures de consommation d’eau et d’électricité, les factures de communication, internet, vidange poubelle, etc.
• Il est responsable du recrutement, suivi des travailleurs journaliers et de leur payement en collaboration avec les départements impliqués.
• Il est responsable de la gestion et l’approvisionnement des bureaux en thé, café, sucre, lait, braise … pour le rafraîchissement du staff de l’IRC et supervise la consommation.
II. Gestion technique des infrastructures
• Assurer que les résidences fonctionnent correctement sans difficulté ou panne quelconque pouvant entrainer un désagrément auprès des résidents.
• Gérer les demandes de maintenance formulées par les expatriés et assurer que la procédure de demande de travail “Work Order” est respectée.
• Assurer un appui technique dans la gestion des équipements utilisés par le personnel expatrié.
• Assurer un bon suivi de la maintenance des équipements se trouvant dans les différentes résidences de l’IRC ;
• Assurer que la compagnie de gardiennage effectue la relève de son personnel affecté régulièrement aux résidences de l’IRC
• analyse le risque d’incendie dans tous les bâtiments et assure que le normes de sécurité sont observées en collaboration avec le point focal de la sécurité
III. Planification
• Mettre en place un planning de suivi du personnel de maison de l’IRC pour assurer une bonne qualité du travail
• Elaborer de façon pratique et adaptée un planning à soumettre auprès de la hiérarchie et du personnel expatrié du mouvement du personnel de maison dans les différentes résidences.
• Travaille avec l’équipe logistique dans la planification pour le renouvellement des équipements des résidences en fonction de la fin des différents Grants
• Gestion des contras de bail existant et préparation des nouveaux contrats de bail à signer éventuellement par les propriétaires des maisons après validation de l’avocat
• Assurer correctement les payements des loyers conformément aux procédures financières
• Elaborer un tableau de suivi de différents payements effectués en faveur des partenaires divers, notamment les loyers, la facture de sécurité, les factures de consommation d’eau et d’électricité, internet, vidange poubelle, etc ;
• Mettre en place un système de gestion efficient des habitations IRC
IV. Reportage
Le Gestionnaire des Infrastructures sera appelé à fournir un certain nombre de rapport auprès de son supérieur hiérarchique. Il s’agit de :
• Le tableau récapitulatif de payements de loyers et fait des analyses en formulant des propositions pratiques pour trouver de nouvelles résidences ayant un prix compétitif et qui répondent à la règlementation de l’organisation
• Les états de lieux pour changement éventuel intervenu dans les résidences.
• Le rapport mensuel de suivi de maintenance des générateurs
• Produire un tableau récapitulatif des couts de résidences
V. Représentation
• Le Facilities Manager est le représentant de l’organisation auprès des bailleurs ou propriétaires des maisons pour toute question liée au bien loué.
• Il représentera également l’organisation lors de discussion éventuelle sur les états de lieu contradictoire en cas de résiliation des contrats.
• Il sera le point focal entre l’IRC et les propriétaires de maison et la compagnie de gardiennage G4S.
VI. Autres
• Le Facilities Manager être prêt et capable d’assumer toute autre tâche jugée oppor

? Gérer le calendrier du Directeur Juridique, Régulation et Interconnexion
? Arranger les itinéraires des voyages officiels de la direction et en assurer le protocole.
? Coordonner et arranger les séminaires et les conférences.
? Gérer les appels téléphoniques et assister dans l?accueil des visiteurs.
? Gérer les courriers entrants et sortants et s?assurer qu?ils sont délivrés à la personne bien indiquée.
? Faire le suivi de tous les rapports de la direction.
? Traiter les dossiers confidentiels avec professionnalisme et une confidentialité totale.
? Conduire l?administration (Ressources Humaines, Finances, Logistique, etc.) de la Direction en général.
? Gérer le budget de la direction ainsi que toutes les dépenses y afférentes.
? Organiser tous les évènements de la Direction (Anniversaire, sortie, réception, etc.)
? S?occuper de tous les achats de la Direction.
? Coordonner les archives.
. Assister le Departement dans la rédaction des rapports de la Régulation et Interconnexion.

? Superviser jusqu?à 40 employés.
? Coordonner les tâches journalières de nettoyage, de déménagement et des réparations mineures.
? Enregistrer la présence de tout le personnel local affecté dans le site deux fois par jour et le compiler dans le rapport hebdomadaire.
? Coordonner les tâches spéciales (demandes d?exécution des travaux) avec le bureau central.
? Assurer un contrôle journalier de qualité et s?assurer du maintien d?un standard de propreté de qualité.
? Faire un rapport journalier des travaux exécutés et en suspens ainsi que de toutes les activités au bureau central.
? Compiler et soumettre le rapport hebdomadaire de la situation du site au Senior Facilities Camp Manager.
? Faire la demande des approvisionnements utiles pour l?accomplissement des tâches et en faire l?inventaire dans une base des données.
? Surveillez les niveaux des stocks d'approvisionnement et soumettre les demandes du remplissage au bureau central. Maintenir le store en ordre pour faciliter le contrôle.
? Superviser et évaluer les travailleurs.
? Superviser et contrôler le Camp de Transit (camp de passage) jusqu'à 300 personnes. Ceci inclut la préparation des salles, la vérification de l'inventaire, des rongeurs, organiser la fiche des visiteurs, etc.
? Entretenir les routes, espaces ouverts dans la mission, y compris le nettoyage de rue, la collection d'ordures, et la propreté des surfaces ouvertes, telles que les plantes, culture et végétation, etc.